GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

El recurso humano en una organización, empresa o proyecto corresponde a un elemento esencial para el desarrollo del mismo ya que son los que organizan, gestionan y dirigen el proyecto. Por la razón anterior este documento busca la comprensión del valor que aporta este recurso y cuales corresponden a buenas prácticas para gestionarlo.

Por otro lado, se presentará una comparación entre lo que describe el libro “Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK, 2008)”  como buenas prácticas, y las recomendaciones de Pablo Lledó en su libro “Director profesional de proyectos: como aprobar el PMP sin morir en el intento”.

Ambos textos coinciden en los principales procesos de gestión de los recursos humanos: desarrollar el plan de recursos humanos, adquirir, desarrollar y dirigir el equipo del proyecto. Este último proceso Pablo Lledó lo llama gestionar el equipo.

Como bien se conoce, el Pmbok explica cada proceso con entradas, herramientas y técnicas, y salidas. Pablo Lledó lo realiza de la misma manera invitando a cada una de estas partes con preguntas como: qué necesito para empezar, qué herramientas puedo utilizar, y qué obtengo al final del proceso.

Respecto al plan para desarrollar los recursos humanos: ambos capítulos plantean los requerimientos de recursos para cada actividad como entrada para el proceso, y en la necesidad de conocer a profundidad la cultura de la empresa y las relaciones formales e informales que poseen. El Pmbok a este último punto lo menciona como factores ambientales de la empresa, agrega además los recursos humanos existentes, las políticas de administración de personal y la condición del mercado. Lledó agrega en esta sección una breve descripción de los tipos de poder: formal, recompensas, penalidad, experto y referente.

Las herramientas y técnicas para este proceso son caracterizadas de la misma manera en ambos textos: organigramas y descripción de cargos, creación de relaciones de trabajo, y teoría de la organización, no obstante, el Pmbok le agrega una caracterización más profunda a los tipos de organigramas para la descripción de cargos, los cuales son: diagramas jerárquicos, diagramas matriciales (esto lo pregunta Lledó como entrada del proceso de desarrollar el plan para los recursos humanos), y formatos tipo texto.

En resumen tanto el Pmbok como Pablo Lledó establecen la necesidad de definir las responsabilidades, roles, las habilidades requeridas para el equipo del proyecto, el organigrama, y el plan para la dirección de personal, las cuales corresponden a las salidas del proceso. Sin embargo, el Pmbok en esta sección le incluye al plan para la dirección de personal varios conceptos de manera más detallada tales como: adquisición de personal, calendario de recursos, plan para la liberación de personal, necesidades de capacitación, reconocimiento y recompensas, cumplimiento, y seguridad.

En cuanto al proceso de adquirir el equipo del proyecto, ambas lecturas reconocen que esta adquisición debe considerarse desde la planeación, sin embargo, Lledó hace hincapié en que a pesar de lo anterior, el equipo del proyecto debe adquirirse durante la ejecución, además menciona que se debe tener cuidado con el “efecto halo” en el que se advierte que saber algo de un tema no necesariamente indica que se va a saber dirigir o enseñar sobre ese tema.

Tanto las entradas, como las herramientas y técnicas, y salidas de Pablo Lleró, coinciden con las del Pmbok.

Para empezar el proceso se debe tener claro el rol y responsabilidad de cada miembro, el organigrama y el plan para la dirección de personal, categorizado en el Pmbok como Plan para la Dirección del Proyecto.

Las herramientas necesarias para llevar a cabo la adquisición del equipo son la asignación previa, la negociación, la adquisición propiamente, y los equipos virtuales. Y como salida se obtiene la asignación de personal a las actividades del proyecto, el calendario de recursos y las actualizaciones al plan.

Este proceso de adquirir el personal permite que el proyecto cuente con el capital humano necesario para cumplir el cronograma, presupuesto, calidad, en caso que no se adquiera lo planeado, estos asuntos se pueden ver seriamente afectados.

El proceso desarrollar el equipo del proyecto consiste según el Pmbok, en mejorar las competencias para que todos caminen hacia los objetivos del proyecto y se fomente el trabajo en equipo por parte del director del proyecto.

Dentro de las entradas ambos capítulos tiene claro que se requiere de conocer el personal asignado, el calendario de recursos, y plan para la dirección de proyectos o de gestión de personal como lo llama Lledó.

Las herramientas y técnicas que permiten desarrollar el equipo del proyecto son: las habilidades interpersonales, la capacitación, las reglas básicas, la reubicación, el reconocimiento y recompensas, y las actividades de desarrollo de Espíritu en Equipo las cuales pueden atravesar cinco etapas: formación, turbulencia, normalización, desempeño y disolución.

Lo que se puede obtener de este proceso es la evaluación del desempeño del equipo, no obstante, el Pmbok agrega además como salida las actualizaciones a los factores ambientales de la empresa, y describe en detalle cómo se mide el desempeño de los equipos y los posibles indicadores al respecto, además resalta la importancia de que todas estas recomendaciones sea documentadas de manera adecuada.

Este proceso es de suma importancia, ya que puede determinar las áreas de mejora y de fortaleza que permitirán conseguir la mejora continua, implementando cambios por ejemplo, una vez detectados los aspectos que no están funcionando adecuadamente en busca de lograr los objetivos.

Pablo Lledó toca el tema del liderazgo asignándole un espacio importante en su capítulo de recursos humanos, a diferencia del Pmbok, que lo menciona brevemente como una habilidad interpersonal necesaria que sirve de herramienta para dirigir el proyecto (proceso que se compara más adelante).

Los estilos de liderazgo que Lledó establece son: el directivo (necesario para la fase de inicio), consultivo, participativo, delegativo, facilitador, autocrático, y de consenso. Estableciendo al estilo participativo, consultivo y facilitador como los estilos importantes durante las fases de planeación y ejecución.

Por otro lado, expone el liderazgo centrado en el jefe, y el centrado en los subordinados, así como las características del liderazgo situacional.

Otro tema que toca Lledó es la motivación, mediante un resumen  de lo que exponen varios autores:

• Maslow dice que las personas tienen diferentes jerarquías de necesidades.
• Mc Gregor: establece la teoría X (evita el trabajo) y Y (asume compromiso)
• Teoría de las necesidades: logro, afiliación y poder son las tres necesidades que serán su principal motivación.
• Teoría de las expectativas: mediante un buen desempeño se obtienen las recompensas esperadas que satisfacen sus necesidades y se motivan para continuar el buen desempeño.
• Teoría de la fijación de metas
• Teoría de Herzberg explica que las personas se influecian por factores higiénicos como salario y seguridad por ejemplo, y agentes motivadores como autoestima, entre otros. No obstante la motivación se alcanza cuando primero se obtienen en los agentes higiénicos y luego se trabaja en los motivadores.
• Teoría Z – Ouchi expone que el éxito se alcanza cuando las empresas son caracterizadas por las cualidades Z: confianza, relaciones estrechas y sutileza, las cuales son una mezcla de las empresas Japonesas y Americanas.

Para lograr el desarrollo de los equipos de trabajo es fundamental que éste se encuentre motivado, en lo personal considero importante dedicar tiempo a conocer cada miembro del equipo para determinar cuál es su agente motivador y a partir de ahí, actuar. Ofreciendo recompensas no necesariamente monetarias, sin olvidar la importancia de realizar también cada vez que lo amerite recompensas de este tipo.

En cuanto al proceso de dirigir el equipo del proyecto ambos autores están de acuerdo en que éste consiste en dar seguimiento al equipo de trabajo, ofreciendo retroalimentación, gestionar cambios y resolver problemas.

Las entradas para este proceso son las asignaciones, el plan para la dirección del proyecto, las evaluaciones de desempeño y los informes de desempeño, a esto el Pmbok le agrega los activos de procesos de la organización como por ejemplo el código de vestimenta de la empresa.

Las herramientas y técnicas en ambos casos son las mismas, observación y conversación, las evaluaciones de desempeño que brindan retroalimentación, la gestión de conflictos, registro de asuntos o incidentes y habilidades interpersonales.

En la gestión de conflictos Lledó menciona que la principal causa de conflictos es el cronograma y que la mejor forma de resolverlos es la confrontación en reuniones cara a cara, antes que suavizar, apartarse, consentir, forzar, y  colaborar.

Sobre las habilidades interpersonales el Pmbok menciona la necesidad de que el equipo del proyecto se encuentre caracterizado por el liderazgo, la influencia y la toma de decisiones eficaz, y Lledó solicita demás la comunicación, saber escuchar, y la cultura general.

Finalmente se obtienen las solicitudes de cambio y las actualizaciones del plan para la dirección del proyecto, los factores ambientales de la empresa y los activos de procesos de organización.

El capital humano constituye un recurso importante del proyecto no solo por el papel que desempeña, sino por la inversión que representa, además de las muchas responsabilidades que asume la organización al contratar cada persona.

Realizar una buena gestión del mismo puede ahorrar mucho dinero, tiempo y desgaste. Ya que cuando se contrata a una persona, se debe tener en cuenta que para justificar su despido sin prestaciones se debe cumplir una serie de lineamientos, por lo que es una gran responsabilidad realizar contrataciones de la manera adecuada para evitar los inconvenientes de mantener a una persona sin necesitarla, o para prescindir de ella.

En cuanto a las lecturas comparadas en este documento, se debe mencionar que desde la perspectiva del autor, Pablo Lledó realiza una síntesis del Pmbok, el cual expone en sus capítulos la misma metodología para describir sus procesos. No obstante el Pmbok constituye una guía sencilla y completa, detalla más cada uno de sus procesos. No obstante, se debe rescatar que Pablo Lledó brinda un aporte valioso para comprobar el entendimiento de la teoría leída y analizada mediante ejercicios y cuestionarios.

Bibliografía

• Project Management Institute, PMBOK® (2008) Cuarta Edición. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®).
• Lledó, Pablo. (2009). Director profesional de proyectos: como aprobar el PMP® sin morir en el intento., 2a ed. – Victoria, BC, Canadá. Copyright © 2009 Paul Leido.