GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES EL PROYECTO

Un porcentaje importante del tiempo de un Director de Proyectos se dedica a las comunicaciones, por lo tanto el presente documento busca la comprensión de su gestión, además es importante recordar la importancia que la información llegue de manera clara, por ello se debe determinar cual es la información a tratar en el proyecto, su medio canalización, y quién es el interesado para cada tema, y los respectivos procesos reconocidos como buenas prácticas.

Principalmente se presentará una comparación entre lo que describe el libro “Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK, 2008)”  como buenas prácticas, y las recomendaciones de Pablo Lledó en su libro “Director profesional de proyectos: como aprobar el PMP sin morir en el intento” respecto a la gestión de las comunicaciones.

Ambos textos coinciden en los principales procesos de gestión de las comunicaciones: identificar a los interesados, planificar las comunicaciones, distribuir la información, gestionar las expectativas de los interesados e informar el desempeño.

Como bien se conoce, el Pmbok explica cada proceso con entradas, herramientas y técnicas, y salidas. Pablo Lledó lo realiza de la misma manera invitando a cada una de estas partes con preguntas como: qué necesito para empezar, qué herramientas puedo utilizar, y qué obtengo al final del proceso.

Respecto al proceso de Identificar a los interesados: ambos capítulos plantean el acta de constitución del proyecto y los documentos de adquisición como entrada para el proceso, sin embargo, el Pmbok agrega además los factores ambientales de la empresa y los activos de los procesos de la organización.

La herramienta y técnica para este proceso en la que coinciden en ambos textos es el análisis de los interesados y en los tres pasos a seguir de esta herramienta: identificarlos, detallar su impacto mediante matrices y evaluarlos ante diversas situaciones. Por otro lado, el Pmbok agrega una herramienta más: el juicio de expertos.

En resumen tanto el Pmbok como Pablo Lledó establecen la necesidad de contar con un registro de interesados que recopile información como identificación, evaluación y clasificación, además de una estrategia de gestión de los interesados que procure mitigar los impactos negativos y aumentar el apoyo de cada uno.

En cuanto al proceso de planificar las comunicaciones, ambas lecturas reconocen que deben considerarse como entradas el registro de interesados y su estrategia de gestión. No obstante, nuevamente el Pmbok agrega otras entradas: los factores ambientales de la empresa ya que el plan de comunicaciones debe adaptarse al ambiente y cultura organizacional del proyecto, y además los activos de procesos de la organización los cuales pueden colaborar  con las lecciones aprendidas como medio de orientación hacia el nuevo plan. 

          

Las herramientas y técnicas de Pablo Lledó coinciden con las del Pmbok: Análisis de Requisitos de comunicaciones donde se establecen los canales de comunicación y las necesidades de información de cada interesado, estableciendo como mínimo de canales de comunicación al resultado de la fórmula n(n-2)/2 donde n es el número de interesados.

Además coinciden con tecnologías de las comunicaciones, en la que establecen factores que pueden afectar el proyecto entorno a esta herramienta, como lo es la urgencia de la necesidad de la información, la disponibilidad de la tecnología, el personal previsto, la duración y el entorno del proyecto.

Las otras herramientas y técnicas de este proceso son los modelos de comunicación y los métodos de comunicación. En el modelo de comunicación básica se define la definición de la codificación, el mensaje, el medio, el ruido y la decodificación. Lledó en este proceso menciona además los bloqueadores de información, las cuales corresponden a frases que limiten las ideas o planes.

En cuanto a los métodos de comunicación el PMBOK los clasifica en tres: la comunicación interactiva multidireccional, la comunicación tipo empujar hacia receptores específicos, y la comunicación tipo halar para grandes volúmenes de información o receptores. Lledó en este caso también menciona estos puntos de manera más general.

Las salidas de este proceso para ambos textos, es el Plan de gestión de las comunicaciones, resultado de toda la información ya recopilada como: responsables, requisitos, los canales, el glosario, restricciones, formatos, tecnologías, la frecuencia, entre otros detalles en materia de comunicación. Una salida que agrega el Pmbok es la actualización a los documentos como el cronograma, el registro de interesados y la estrategia de gestión de los interesados.

 El proceso distribuir la información consiste según el Pmbok, en poner a disposición de los interesados ya identificados en el plan respectivo, la información relevante que le compete.

Dentro de las entradas ambos capítulos tienen claro que se requiere del plan de gestión de las comunicaciones y los informes de desempeño que informan el estado en que se encuentra el proyecto. El Pmbok por su parte agrega otro proceso: activos de procesos de la organización, ya que estos colaboran en definir la forma de distribuir según las políticas de la empresa y por medio de las lecciones aprendidas.

Las herramientas y técnicas que permiten distribuir la información son los métodos de comunicación y las herramientas para distribución de la información (documentos impresos o por medios electrónicos), las cuales Lledó presenta como un solo proceso. Sin embargo, profundiza mencionando las dimensiones de la comunicación: interna o externa, horizontal o vertical, escrita formal o informal, y oral formal o informal, además presenta algunas recomendaciones para las reuniones efectivas.

Lo que se puede obtener de este proceso según ambos capítulos,  es la actualización a los activos de los procesos de la organización: notificaciones a los interesados, presentaciones del proyecto e informes de avance, retroalimentación de los interesados y documentación de las lecciones aprendidas. El Pmbok agrega un activo más, el de registros del proyecto.

Este proceso es de suma importancia, ya que determina la manera en que es mejor hacer llegar la información a quien corresponde por el medio adecuado.

En cuanto al proceso de gestionar las expectativas de los interesados ambos autores están de acuerdo en que éste consiste en abordar problemas y satisfacer necesidades de los interesados.

Las entradas para este proceso son el registro de interesados, la estrategia de gestión de interesados, el registro de incidentes, y el registro de cambios. Pablo Lledó menciona además el Plan de comunicaciones, y el Pmbok el Plan para la dirección del proyecto en el que explica que debe incluirse como subsidiario el Plan de gestión de las comunicaciones, por otro lado en Pmbok agrega como entrada los activos de procesos de la organización, tales como los requisitos de comunicación, los procedimientos de control de cambios y de gestión de incidentes y las lecciones aprendidas.

Las herramientas y técnicas en ambos casos son las mismas, métodos de comunicación, habilidades interpersonales y habilidades de gestión, ya que el director del proyecto debe tener la capacidad de escuchar, resolver conflictos, generar confianza, manejar la actitud hacia el cambio, la negociación, oratoria, presentación y redacción, según ambos textos.

Finalmente se obtienen las solicitudes de cambio y las actualizaciones del plan para la dirección del proyecto, las actualizaciones a los activos de procesos de la organización, y a los documentos del proyecto como el de estrategia de gestión de interesados, registro de interesados y registro de incidentes. Aunque ambos coinciden en estas salidas, el Pmbok lo detalla, mientras que Pablo Lledó solo menciona actualizaciones y solicitudes de cambio.

Es importante este proceso ya que permite abordar a los interesados de manera que se logre que cada uno conozca tanto los beneficios del proyecto como sus riesgos, y así se disminuyan estos últimos al estar preparados para prevenirlos y a apoyar el proyecto con compromiso buscando el éxito.

En cuanto al proceso de informar el desempeño tanto Lledó como el Pmbok consideran que se trata de comparar el estado actual del proyecto con sus líneas base e informarlo mediante informes de avance, de estado y proyecciones.

Para empezar este proceso se requiere del plan para la dirección del proyecto con sus líneas base, la información sobre el desempeño del trabajo como avance del cronograma, estado de entregables y costos, las mediciones del desempeño del trabajo real contra lo planificado, y las proyecciones del presupuesto. El Pmbok le agrega los activos de procesos de la organización como plantillas para informes, políticas y procedimientos.

La herramientas que se pueden utilizar para informar el desempeño es el análisis de variación de lo real contra lo planificado, los métodos de proyección de series de tiempo, causales, econométricos, de juicio, entre otros, y los métodos de comunicación y sistemas de informes.

Con lo anterior se logra obtener los informes de desempeño, las actualizaciones a los activos de procesos de la organización y las solicitudes de cambio.

Respecto a las lecturas comparadas en este documento, se debe mencionar el texto de Pablo Lledó realiza una síntesis del Pmbok, el cual expone en sus capítulos la misma metodología para describir sus procesos. No obstante el Pmbok constituye una guía sencilla y completa, y más detallada para cada proceso al agregar mayor cantidad de ejemplificaciones. Sin embargo, se debe rescatar que Pablo Lledó brinda un aporte valioso para comprobar el entendimiento de la teoría leída y analizada mediante ejercicios y cuestionarios, y de una manera más gráfica.

Bibliografía

•     Project Management Institute, PMBOK® (2008) Cuarta Edición. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®).
•     Lledó, Pablo. (2009). Director profesional de proyectos: como aprobar el PMP® sin morir en el intento., 2a ed. – Victoria, BC, Canadá. Copyright © 2009 Paul Leido.